Editado por Massimo Ferracci

¿Qué ocurre cuando es necesario analizar (y posteriormente validar) documentos extranjeros para completar el proceso de diligencia debida?

Las “DISPOSICIONES SOBRE LA DEBIDA DILIGENCIA DEL CLIENTE PARA COMBATIR EL BLANQUEO DE CAPITALES Y LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO” emitidas por el Banco de Italia con una disposición de 30 de julio de 2019 indican que las entidades supervisadas deben proceder a “verificar la identidad del cliente, de cualquier ejecutor y de cualquier beneficiario final sobre la base de documentos, datos o información obtenidos de una fuente fiable e independiente” (Sección I/c, página 11).

Además, la misma disposición especifica en la nota n.º 14, página 14, que "cuando los documentos originales estén en un idioma extranjero, los destinatarios deberán tomar las medidas necesarias para identificar su contenido (incluida una traducción certificada del original, cuando se considere necesario)".

Por lo tanto, para los documentos de identificación de personas físicas (representantes legales, beneficiarios finales o albaceas), así como para los documentos corporativos (certificados de cámaras de comercio extranjeras, estatutos sociales, actas de reuniones, por ejemplo) de clientes residentes en el extranjero (cuentas de no residentes), es aconsejable que los intermediarios adopten un enfoque extremadamente prudente para evitar establecer relaciones comerciales que carezcan de la regularidad y veracidad de los documentos subyacentes presentados.

Pero, ¿cómo podemos asegurarnos de que los documentos estén en regla?

Solo existen dos métodos oficiales: la legalización o la apostilla. Suelen confundirse, así que veamos cómo funcionan en detalle.

Legalización

Para que sean válidos en Italia, los documentos y escrituras emitidos por autoridades extranjeras deben ser legalizados por las representaciones diplomáticas y consulares italianas en el extranjero.

Dichos documentos, salvo aquellos redactados en formularios multilingües exigidos por convenios internacionales, deberán traducirse también al italiano.

Las traducciones deben llevar el sello de "traducción certificada". En los países donde existe la figura jurídica del traductor oficial, la firma del traductor puede certificar la traducción, y dicha firma es posteriormente legalizada por la oficina consular.

En los países donde esta función no esté prevista en la legislación local, será necesario utilizar el certificado de conformidad expedido por la oficina consular.

Para proceder a la legalización El solicitante deberá presentarse, previa cita, en la Oficina Consular con el documento (original) que se va a legalizar.

Para obtener el certificado de conformidad de la traducción El solicitante deberá presentarse, previa cita, en la Oficina Consular con el documento original en el idioma extranjero y su traducción.

Los actos mencionados anteriormente están sujetos a la pago de cuotas de acuerdo con la tasa consular vigente.

La apostilla
En los países que han firmado el Convenio de La Haya del 5 de octubre de 1961, por el que se suprime la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros, la necesidad de legalizar escrituras y documentos emitidos por autoridades extranjeras se sustituye por otra formalidad: la colocación de la "postilla" (o apostilla).
Por lo tanto, una persona de un país signatario de este Convenio no necesita acudir a una representación consular para solicitar la legalización, sino que puede dirigirse a la autoridad interna competente designada por cada Estado —e indicada para cada país en el propio acto de adhesión al Convenio (generalmente el Ministerio de Asuntos Exteriores)— para que se le apostille el documento. Una vez realizado este trámite, el documento es reconocido en Italia.

La lista actualizada de países que han ratificado el Convenio de La Haya y de las autoridades competentes para estampar la apostilla para cada uno de los Estados está disponible en el sitio web de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado (HCCH). www.hcch.net.

Actualmente, 89 estados extranjeros y un organismo regional han firmado el Convenio de La Haya (como se muestra en la figura adjunta).