Editado por Fabrizio Vedana

El decreto del Ministerio de Empresa y Made in Italy, publicado en el Diario Oficial el 20 de abril de 2023, identificó las especificaciones técnicas que deben utilizarse para presentar comunicaciones al Registro Mercantil. Con la publicación del decreto, de fecha 12 de abril, se ha dado un paso más hacia la definición completa del registro de beneficiarios finales y fideicomisos. La creación del registro fue establecida por el Decreto Legislativo 125 del 4 de octubre de 2019, mediante el cual Italia implementó la Directiva Europea 2018/843. El Ministerio de Economía y Finanzas tardó tres años en emitir el Decreto n.º 55 del 11 de marzo de 2022, que estableció disposiciones relativas a la comunicación, el acceso y la consulta de datos e información relacionados con la titularidad real de empresas con personalidad jurídica, entidades jurídicas privadas, fideicomisos que producen efectos jurídicos relevantes a efectos fiscales y estructuras jurídicas similares a los fideicomisos. Posteriormente, el decreto sufrió un revés sustancial tras la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea de 22 de noviembre de 2022, que declaró inválido el artículo 1, punto 15, letra c) de la Directiva 2018/843. Y es el mencionado Decreto 55 el que establece que los administradores de las empresas con personalidad jurídica y el fundador, si está vivo, o las personas físicas encargadas de la función de representar y administrar entidades jurídicas privadas, deben comunicar a la Oficina del Registro Mercantil de la Cámara de Comercio con jurisdicción sobre el territorio, los datos e información relativos a la titularidad real para su inscripción y conservación en la sección autónoma del mismo Registro Mercantil. Al mismo tiempo, estas mismas entidades estarán obligadas a comunicar cualquier cambio en los datos y la información relativa a la titularidad real en un plazo de 30 días a partir de la finalización del acto que dé lugar al cambio. Para las comunicaciones mencionadas, incluida la confirmación anual de datos e información, las entidades obligadas a cumplir con las disposiciones en cuestión deben utilizar el formulario único de comunicación comercial, que fue definido con mayor detalle en su contenido técnico por el decreto de 12 de abril. El decreto modifica el formulario b95_fd70 utilizado para comunicarse con el registro mercantil e introduce un nuevo formulario TE que se utilizará para comunicar la titularidad real por parte de empresas con personalidad jurídica, entidades jurídicas privadas y fideicomisos o instituciones jurídicas similares. En este contexto, también fue necesario crear nuevas tablas ("tabla CTE", "tabla RTE") que se utilizarían exclusivamente para la valorización de ciertos campos dentro del formulario TE y la consiguiente actualización de la tabla de decodificación para incluir las nuevas decodificaciones de la tabla. El decreto también introduce controles automáticos durante la presentación de los formularios de notificación de beneficiarios finales para verificar su exactitud, coherencia y exhaustividad, de acuerdo con las restricciones técnicas y estructurales establecidas en las especificaciones técnicas. Asimismo, la Circular Ministerial N.º 3689/C del 6 de mayo de 2016 incluye instrucciones específicas para completar el formulario TE, que contiene las instrucciones para completar los formularios requeridos para la divulgación legal al Registro Mercantil y al Registro de Información Económica y Administrativa (REA).  El nuevo formulario TE debe completarse proporcionando información que permita identificar a la empresa o entidad jurídica, especificando, en el caso de un fideicomiso, la fecha y los detalles de su constitución y, con respecto al beneficiario final, información completa como datos personales, residencia y domicilio. Hay tres tablas nuevas: la tabla CTE, que requiere, entre otras cosas, que el declarante (director de la empresa, fundador/representante y director de la entidad privada, y el representante del fideicomisario) certifique que los datos y la información contenidos en la notificación de propiedad efectiva son veraces y corresponden a lo que se ha verificado personalmente; la tabla RTE, en cambio, requiere el tipo de propietario efectivo que se notifica, utilizando los nuevos códigos, junto con una indicación de si el propietario ha declarado, al director de la empresa u otra persona obligada a realizar las notificaciones requeridas, que está siendo tratado como una parte con un interés contrario en el acceso debido a la exposición a un riesgo desproporcionado de fraude, secuestro, chantaje, extorsión, acoso, violencia o intimidación, o como una persona incapacitada o un menor. La tercera y última tabla, denominada “decodificación”, contiene información sobre la codificación del formulario del beneficiario final y los requisitos. Otro aspecto importante del registro de beneficiarios finales y fideicomisos se refiere al acceso a los datos que contiene. El propio decreto ministerial establece, a la luz de la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea, que el acceso estará disponible únicamente para quienes tengan un interés jurídico significativo y diferenciado, de forma similar a las disposiciones relativas al acceso a los datos e información sobre la titularidad real de los fideicomisos. En otras palabras, incluso después de la creación del registro de beneficiarios finales y fideicomisos, el público no tendrá libre acceso a la información que contiene. Por lo tanto, el registro será accesible al Ministerio de Economía y Finanzas, a las autoridades de supervisión sectorial, a la Unidad de Inteligencia Financiera, a la Dirección de Investigación Antimafia, a la Guardia di Finanza (Policía Financiera italiana) que opera a través de la unidad especial de policía de divisas, así como a las autoridades judiciales y a las autoridades responsables de la lucha contra la evasión fiscal. En lo que respecta a las entidades obligadas a que se refiere el artículo 3 del Decreto Legislativo 231/07 (bancos, intermediarios financieros, profesionales, etc.), podrán acceder a los datos e información contenidos en el registro de beneficiarios finales y fideicomisos, con el fin de agilizar las investigaciones relacionadas con el cumplimiento de las obligaciones de debida diligencia del cliente, previa acreditación. La solicitud de acreditación mencionada anteriormente debe dirigirse a la Cámara de Comercio territorialmente competente y debe contener necesariamente la indicación de la categoría específica de entidad que debe cumplir con las normas contra el lavado de dinero de conformidad con el artículo 3 del Decreto Legislativo. 231/07, además de los datos de identificación del solicitante, incluida la dirección de correo electrónico certificada (PEC), así como una indicación del propósito del uso de los datos y la información para respaldar los requisitos de debida diligencia del cliente. En estos casos, la acreditación se comunicará al solicitante mediante correo electrónico certificado y le permitirá el acceso durante dos años, a partir de la fecha de la primera acreditación o de la fecha de su renovación expresa.  Ahora debemos esperar la publicación en el Diario Oficial de dos disposiciones más: una que defina los conceptos y los importes de las tasas de secretaría que se adeudan a la Cámara de Comercio por la comunicación y consulta del registro de beneficiarios finales y fideicomisos, y otra, del Ministerio de Desarrollo Económico (ahora Ministerio de Empresa y Made in Italy), que certifique el funcionamiento del sistema de comunicación de datos e información sobre la titularidad real. Solo sesenta días después de la publicación de la última de las disposiciones mencionadas, los administradores de empresas y fideicomisos estarán obligados a realizar las comunicaciones requeridas al registro mercantil de los beneficiarios finales.